Grundsatz: Keine rechtsgeschäftliche Vertretung
In der Mitgliederversammlung eines Vereins können sich Mitglieder nur vertreten lassen, wenn die Satzung dies ausdrücklich erlaubt. Die Ausübung von Mitgliedschaftsrechten kann nämlich gem. § 38 Satz 2 BGB grundsätzlich nicht einem anderen überlassen werden. Abweichungen davon müssen gem. § 40 BGB in der Satzung geregelt werden.
Die Beschränkungen der Zulässigkeit der Vertretung gelten nicht nur für die Mitgliederversammlung, sondern auch für andere Organe von Vereinen, die funktionell als Mitgliederausschüsse anzusehen sind (z.B. „Delegiertenversammlungen“ u.U. auch „erweiterte Vorstände“, „Kuratorien“ etc.).
Gleichwohl werden in der Praxis auch ohne entsprechende Satzungsgrundlage immer wieder rechtsgeschäftlich bevollmächtigte Vertreter in Mitgliederversammlungen zugelassen. Soweit die in einer solchen Versammlung gefassten Beschlüsse auf der Mitwirkung der Vertreter beruhen, sind sie nichtig.
Vertretung juristischer Personen
Sind juristische Personen Vereinsmitglieder, können diese nach dem vorstehend genannten Grundsatz – ohne abweichende Regelung in der Satzung – nur durch ihre organschaftlichen oder gesetzlichen Vertreter vertreten werden. Das sind bei Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung deren Vorstände und Geschäftsführer, bei Kommanditgesellschaften deren Komplementäre und bei Vereinen und Stiftungen deren Vorstände. Keine organschaftlichen Vertreter sind Bevollmächtigte oder Prokuristen von Handelsgesellschaften.
Allein aus der Zulassung von juristischen Personen zur Mitgliedschaft kann nicht geschlossen werden, dass diese sich auch durch rechtsgeschäftlich Bevollmächtigte vertreten lassen könnten.¹
Praxisempfehlung
Zur Vermeidung des Risikos einer Nichtigkeit von Beschlüssen kann die Vertretung von Mitgliedern etwa durch folgende Satzungsregelung zugelassen werden:
„Die Mitglieder können sich in der Mitgliederversammlung [und anderen Organen] [durch ein schriftlich bevollmächtigtes Mitglied/ durch eine schriftlich bevollmächtigte Person] vertreten lassen.“
Eine entsprechende Regelung kann nicht erst in der Mitgliederversammlung beschlossen werden, an der erstmals Bevollmächtigte teilnehmen sollen. Denn Satzungsänderungen werden erst mit Eintragung im Vereinsregister wirksam.
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¹ OLG Hamm NJW-RR 1990, 532